462.2.3 Réceptionner [//]

Grâce à cette option, vous pouvez réceptionner des collections.

Si vous choisissez cette option, un écran de saisie apparaît:

Colonnes sur l'écran

Exemplaire.: Ici, est indiqué le numéro d’exemplaire du document. Le système vous permet d’introduire un certain nombre d’éléments dans ce champ. Lisez, pour de plus amples informations, les options d’écran ci-dessous.

Titre: Ici, est indiquée une partie du titre du document.

Gestionnaire: Ici, est indiqué le gestionnaire actuel du document.

Propriétaire: Ici, est indiqué le propriétaire du document.

Réservé: Au cas où on enverrait un document qui a une réservation, il y aura un X dans cette colonne.

Nombre: le nombre de documents qui se trouvaient dans la collection avant l’ajout de l’exemplaire saisi

Total chez gestionnaire/maximum: Ici, est indiqué le nombre actuel de documents que  le gestionnaire a en sa possession et le nombre maximal de documents que le gestionnaire peut avoir en sa possession.

Options sur l'écran

Ne pas traiter n^o de ligne. (+):Sélectionnez un document, puis cette même option pour ne pas réceptionner le document introduit. Cette option ne peut être utilisée que si le document est encore indiqué à l’écran.

Adapter catalogue (oui/non): cette option n'est pas activée ici.

Commentaire pour catalogue: cette option n'est pas activée ici.

Import fichier: Employez cette option pour importer des documents à recevoir à partir d'un fichier. Ce doit être employé seulement dans des circonstances spéciales, pour recevoir en retour les documents qui ont été précédemment exportés vers un gestionnaire offline.

Dans le champ “Exemplaire.”, vous pouvez utiliser les commandes suivantes :

·         scannez le code-barres d’un document pour le réceptionner;

·         utilisez un “ * ” (astérisque) suivi d’un code-barres pour réceptionner le document et tous les autres documents de la même collection. Le système vous demande de confirmer;

·         utilisez un “ - ” (signe moins) suivi d’un code-barres pour ne pas réceptionner le document.

Attention !

Si vous avez sélectionné un document, le système peut afficher un message d’erreur si le document ne peut pas être réceptionné. Si le document est réservé, le système l’indique et affiche le nom de l’usager pour qui le document est réservé.
La réception d’un document peut être refusée pour diverses raisons :

·         Une collection non clôturée ne peut être réceptionnée;

·         Lors de l’envoi à un gestionnaire offline ou un gestionnaire administratif, la réception se fait implicitement chez  le gestionnaire si la collection est clôturée. Aucune opération supplémentaire ne doit donc plus être effectuée.

Notes

Quand l’AFO 462 – “Fonds tournants liste des exemplaires à réceptionner” est activée et que dans la règle correspondante la zone “Transférer exemplaires de façon permanente” est active, le propriétaire de l’exemplaire est modifié avec la cote de rangement. Eventuellement, la zone “Propriétaire d’origine” de l’exemplaire est active. Ce paramètre n’est coché qu’une seule fois. Les modifications ultérieures du propriétaire n’affecteront pas cette zone.

Si ous n’êtes pas le propriétaire courant de l’exemplaire et que la liste des exemplaires apparatient à un fonds tournant pour un déplacement permanent, la colonne Statut affichera le texte « Pas le propriétaire ».

462.2.4 Fonds tournants – Listes des exemplaires à envoyer[//]

Les listes produites par la fonctionnalité Fonds tournants peuvent être consultées ici.

Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera :

Ceci montre les documents à cette localisation qui doivent être envoyés.

Colonnes sur l'écran

Description: La description correspond au nom de la règle qui a permis de créer la liste. Si la description de la règle change après que la liste soit produite, le système gardera le nom de la liste d’origine..

S'il y a plus d'une liste liée à une règle créée à la même date, le nombre de listes sera ajouté à la description.

Entrées: Le nombre de documents dans la liste.

Statut: Etat de traitement de la liste. Les valeurs possibles sont:

·         En suspens : La liste a été créée par le traitement de fonds tournant et n’a pas encore été transférée.

·         Transférée : La liste a été transférée.

·         Partiellement reçue : Certains exemplaires de la liste ont été reçus. Les exemplaires manquants ne sont pas comptabilisés.

·         Reçue : Tous les exemplaires de la liste ont été reçus.

Date: La date de création de la liste.

L'icône  apparaîtra à la gauche de l'écran si la liste se compose des exemplaires qui étaient en prêt lors de sa création.

Attention

Une liste est affichée sur cet écran aussi longtemps que son statut est approprié pour la localisation courante. Ainsi, quand une liste a été transférée, elle ne s’affichera plus

La liste s’affichera alors à la localisation « cible » dans la liste des exemplaires à réceptionner.

Quand la liste a été reçue, elle sera enlevée du système quand vous sortez de l'écran sommaire..

Options sur l'écran

Visualiser détails de la liste: Liste des documents, vous pouvez également enlever des exemplaires et transférer la liste d'ici. Consulter la section 462.2.3.1

Supprimer la liste: Suppression de la liste du système. Les exemplaires ne sont pas transférés.

462.2.4.1 Écran détails

Visualiser détails de la liste: Liste des documents de la liste, vous pouvez également enlever des exemplaires et transférer la liste d'ici. Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:

Colonnes sur l'écran

Cote: La cote de rangement de l'exemplaire.

Titre/Auteur: Titre et auteur du document.

Type: La nature d'ouvrage de l'exemplaire.

Exemplaire: Le code-barres de l'exemplaire.

Statut: Le statut courant de l'exemplaire.

Options sur l'écran

Supprimer exemplaire de la liste: L'exemplaire est enlevé de la liste, et ne sera pas transféré. Uniquement disponible sur la liste d’exemplaires à envoyer.

Impression rapport: Imprimez un rapport avec les exemplaires de la liste.

Des exemplaires sont triés par les réservations et puis la cote. Les exemplaires avec une réservation apparaîtront au-dessus de la liste.

Modifier statut: L’exemplaire sera considéré comme manquant. Un écran montrera une liste de statuts à utiliser. Les exemplaires manquants disparaissent de la liste mais sont ignorés lors du transfert de la liste ou en déterminant les statuts de la liste.

Réceptionner exemplaire: Les documents choisis sont reçus. Uniquement disponible sur la liste d'exemplaires à réceptionner.

Transférer la liste: Tous les exemplaires de la liste qui ne sont pas manquants seront transférés à la localisation « cible ». Uniquement disponible sur la liste d’exemplaires à envoyer.

Si quelque chose gêne le transfert (par exemple une notice bloquée), un message d’erreur s’affichera. Il comprendra les exemplaires concernés et l’erreur. Aucun exemplaire n’est transféré. Vous pouvez régler le problème ou supprimer l’exemplaire de la liste et réessayer.

Uniquement disponible sur la liste d’exemplaires à envoyer.

462.2.5 Fonds tournants – Listes des exemplaires à réceptionner [//]

Les listes produites par la fonctionnalité Fonds tournants peuvent être consultées ici.

Ceci montre les documents d'une autre localisation qui ont été transférés via les Fonds tournants. D'ici vous pouvez regarder les listes et recevoir des exemplaires.

Les écrans et la procédure sont semblables à ceux décrits ci-dessus pour les exemplaires à envoyer.